新入社員研修の報告書・レポートの書式・書き方は？新人・新卒教育担当必見

会社での研修や講習会などの終了後、参加者に提出してもらう報告書ですが、新人社員は作成ポイントを理解していない人が多いのではないでしょうか？「求められていることは何か？」「何を書けばいいのか？など考えれば考えるほど、書くべきポイントが分からなくなってしまう人もいるようです。

企業で働く上で報告書は非常に重要な文書です。そこで、新入社員研修で行う基本的な報告書の書き方とポイントの抑え方について説明します。

報告書は何かにつけ提出を余儀なくされるものですから、企業によっては予め様式やひな型が用意されている場合もあります。指定されたものがあればそれに沿って記載しましょう。しかし、何もない場合には、まず報告書に書くべき項目について押さえておきましょう。報告書は自分だけではなく社内の多くの人が目にしますので、何よりも分かりやすさが一番大切となり、そのため、抑えるべき基本的な項目が幾つかあります。まずは日時、場所を記入しましょう。さらに忘れてはならないのが報告書作成者の氏名です。当たり前の事ですが、これがなければ誰が作成したのか分かりません。参加者がほかにもいるのであれば、参加者名や人数を記入します。そしていよいよレポートを書いていきましょう。レポートの本文を書く前に、タイトルを記入してから本文を書き始めます。研修内容を書いた後は、研修時の雰囲気や自分の感じたことなどを書きます。これで完了です。一度読んだだけで理解出来ないような報告書は落第点です。誤字脱字がないことは当然ですが、さらに読みやすさを徹底しましょう。

研修報告書の文章は、長ければよいというものではありません。薄い内容のものをだらだらと書いても意味がないのです。A4用紙1枚に収まるようなボリュームが理想です。報告は長ければ良い、というものではなく、簡潔に分かりやすくまとめることが大切です。まず、一番報告したいことである結果・結論は冒頭に持ってきます。その後に、結論に至るまでの経緯や理由をまとめます。ここで私見をだらだらと長く書かないよう、簡潔にまとめることに徹しましょう。

1つの文章の長さ

内容ごとにまとまりをつける

ビジネスシーンでの報告書は、一度作成して提出すればそれで完了ではありません。書き方が悪ければ修正を行い、提出をしなければならないのです。報告書を一度の提出で了承してもらうためには、ポイントを抑えた書き方が大事です。

文章の書き方、言葉や単語の使い方、句読点の位置や使い方なども重要ですが、最大のポイントは、第三者が見ても読みやすい研修報告書を作るという点につきます。報告書は簡潔でまとまった文章を作成することも大切なのです。

結論を先に

丸写しはNG

読み手を意識

報告書を書くことに慣れるまでは、どう書けばよいか難しいと感じるでしょう。良い文章を心がけるのではなく、読み手が分かりやすく理解しやすい文章になるような報告書作成を目指しましょう。よい文章を書くのは難しいですが、ポイントを押さえて書くことで、よりよい報告書が書けるようになるのです。