オンライン研修とは？メリット・デメリットと実施時のポイント

オンライン研修はいくつかの種類に分けることができます。分ける基準もいくつかあり、さまざまな切り口で種類分けされています。

まず、配信の形式による種類分けがあります。リアルタイムの講義を視聴する「ライブ配信型」と、録画した動画を視聴する「録画型」に分けられます。オンライン研修と言う場合、主にライブ配信型を指します。

さらに別の基準による種類分けとして、受講者の視聴の形式によって分ける方法もあります。視聴形式では、完全に個別で視聴する「個別参加型」、会社の会議室など決まった場所に集まって視聴する「集合型」に分けられます。集合型は、1か所に集まる場合といくつかの拠点ごとに集まる場合とにさらに分けることができます。

オンライン研修を行う場合は、自社の都合に合わせて種類を選びましょう。

実際に集合して行われるリアルの研修とオンライン研修との最も大きな違いは、オンライン研修は場所の制約を受けない、あるいは制約が少ないという点です。個別で視聴する個別参加型であれば、通信環境と視聴のためのデバイスさえあれば自宅でも外出先でも参加することができます。決まった場所で視聴する集合型でも、拠点が複数あれば最寄りの拠点で受講できます。全国に支社がある場合など、全国から1か所に集まる必要がありません。

eラーニングもインターネットを活用した研修・学習方法ですが、オンライン研修とは違いがあります。

オンライン研修は配信する日時を決めるのが一般的ですが、eラーニングは配信期間に幅があります。オンライン研修が定められたタイミングで受講しなければならないのに対して、eラーニングは期間内であれば受講者が好きな時間に視聴できる点が異なります。

またオンライン研修はリアルタイムの講義をライブで配信するのが一般的ですが、eラーニングはあらかじめ録画・用意しておいた動画を配信するという点も異なります。

eラーニングの方が時間を選ばないというメリットがありますが、ライブ配信のオンライン研修は講師やほかの受講生徒のやり取りが可能というeラーニングにはないメリットがあります。

リアル研修と比べて、周囲の受講者が研修に取り組む姿勢や講師の熱量を受講者が感じ取りにくい点はオンライン研修のデメリットの1つです。

細かいことのように思われるかもしれませんが、たとえば講師と目が合う、隣の受講生が熱心にメモを取っているなどということの積み重ねが、受講しているという臨場感を生む要因になります。しかしオンライン研修では、それを感じることが難しいのは事実です。オンライン研修では、1人ひとり参加意欲を積極的に示さなければ研修全体の一体感が生まれにくい傾向があります。

また、それぞれ自宅など好きな環境で研修を受けるため、受講者の緊張感が薄れる可能性があります。研修会場という独特の環境ではない場所がゆえに、研修ならではの雰囲気を感じられなくなってしまうのです。

リアル研修の場合、講師と受講者が直接コミュニケーションを取ることができますが、オンライン研修ではフォローしきれない場合があります。特に、受講者に手を動かしてもらうような実習ができない点は明確なデメリットです。仕事に使う機器の実物に触れない、講師から直接動きを正してもらえない、といった制約が生じます。

手を通して伝わってくる感覚や、においや微妙な音の変化などはオンラインではなかなか伝わりません。またオンライン研修に限らず集合研修にも言えることですが、1人ひとりの作業を見て個々にアドバイスするのにも向きません。そのため調理の研修や、工場での作業の研修にはオンライン研修はどうしても不向きです。

機器を使わずにできる実習や、画面の情報のみで伝わる座学中心の研修であれば効果的に実施可能です。

オンライン研修を個別で受講する場合は、同じ場所で研修を受けられないため受講者間のコミュニケーションが生まれにくい傾向があります。特に、セミナー形式など一方通行の研修では、受講者同士の横のつながりが生まれにくく、受講者同士の自然な意見交換は期待できません。

グループディスカッション、情報共有のための研修コンテンツを設けるなど、プログラムに工夫を加えて対応する必要があります。

ただし拠点を決めて集団で受講する場合はこの限りではありません。その場合は講師と受講生の間のやり取りはオンラインになりますが、その場にいる受講生同士はリアルでコミュニケーションを取ることができます。

オンライン研修では通信環境の影響を受ける可能性があるのも大きなデメリットです。自宅ではインターネットの環境自体がない場合もあり得ます。出先などで受講しなければならない場合は、Wi-Fiが使用できるかどうかも影響します。通信速度に問題がある場所では通信が途切れたり音声だけになってしまったりする可能性もあり、受講すること自体が苦痛になりかねません。

そのほかデバイスの影響もあります。デバイスが不調の場合も視聴に支障が出るでしょう。あるいはPCで受講しようと思ってもWi-Fiに対応していないなどのケースもあり得ます。

オンライン研修は通信環境とデバイスさえあれば場所や時間を選ばないのが最大のメリットですが、通信環境に問題がある場合はそれが大きなデメリットとなってしまいます。

またオンライン研修は、ツールや一定のインターネットスキルが必要になります。インターネットに不慣れな人の場合は、うまく受講できない可能性もあります。

そもそもPCやタブレット、スマートフォンなどのデバイスがなければ受講できません。また配信に使われるツールが使用できる状態になっていなければやはり受講できません。

デバイスやツールに問題がなかったとしても、それを使うスキルやリテラシーがなければやはり受講できなくなる可能性が高くなります。セミナー形式での受け身の受講ならまだしも、グループディスカッションなど参加型の形式ではなおさらです。

オンライン研修は気軽に研修の受講ができるからこそ、受講者の参加意識を高めるための工夫が必要です。コメント機能を積極的に活用させる、カメラをオンにした状態での顔出しの参加を促し、受講者に「見られている」意識を持たせる、グループワークやグループディスカッションを取り入れるといった手法が具体的な試みとして挙げられます。

ライブ配信であれば講義の構成も工夫ができます。こまめに質問を受け付けたり、コメント機能のコメントに回答したりすることで一方的な講義ではなく相互にコミュニケーションをしながら進行できるようになります。

受け身にさせてしまう要素を排除することで、受講者の参加意識を高めることができます。

受講者によって、パソコンの操作に対し得意・不得意があります。こうした理解度のずれを放置したままオンライン研修を始めると、開始までに時間がかかったり、脱落者が出たりする可能性があるため、あらかじめ基本の使い方を受講者に案内するなど事前準備を行い、スムーズに進行できるよう努めましょう。

インターネット環境の確認方法は基本的な知識ですが、受講者によっては把握していないケースがあります。Web会議システムのマイクやカメラの入れ方、チャット機能での発言方法、ビデオ通話の方法、ミュートのオン・オフなども案内しておくと、受講者の発言を求める際も円滑です。音量調節など各種設定の変更方法を教えておくと、受講者サイドで起きた問題を自分で解決できます。クラウド型の研修サービスを利用する場合は、参加者がアカウント登録を済ませ受講可能な状態になっているかどうかも忘れずにチェックしましょう。

上記の操作方法の案内は受講者側のリハーサルと言えますが、実施側も事前にリハーサルを行っておくことが大切です。できる限り実際の研修と同じ機材を使って、本番と同じ流れでリハーサルを行います。

カメラやマイクが間違いなく作動するかの確認はもちろん、画面共有やコメントの確認を行う方法など操作面も確認します。画面の明るさや見やすさ、音声のボリュームや聞き取りやすさなども受講者のように画面を通じて確認しましょう。本番での照明や発声の改善につながります。

直前に確認するのも安心材料となりますが、当日だけではなく前日などにもリハーサルしておくとより確実です。そうすることによって、不備があった時にも余裕をもって対処して問題を解決しておくことができます。

研修をスムーズに進行させるためには、講師以外にも対応スタッフを決めておくことがおすすめです。講師だけが出ずっぱりですべて進行させるよりは、進行を担当する司会者を決めておき講師は講義に集中できるようにするとよいでしょう。

また機材やシステム面のトラブル対処担当者を決めておくと、問題が発生した時もよりスムーズに解決できます。できれば知識のある人を担当にしましょう。それが難しい場合は早い時期に担当を決めておき、担当者があらかじめトラブルに備えられるようにしておきましょう。

そのほか、たとえばグループに分かれてグループワークやグループディスカッションを行う場合の割り当て担当者など、必要に応じて操作を担当するスタッフも決めておきましょう。

オンライン研修では、グループワークを行う際、受講者の表情を読み取りづらく、スムーズに進行しにくいときがあります。事前にファシリテーターを決めて、議論が活発に進むよう促してもらうとスムーズです。ファシリテーターとは、会議において参加者の積極的な意見交換を促し、進行役のこと。相談や質問、議論など、研修中にメンバーを有意義なセクションに導き、研修後の学びへつなげることで会議の成功を実現します。会議を成功させる大切な役割のため、あらかじめ適切な人材を見つけておくと安心です。

受講者の集中力は長時間持続しにくい、ということを意識しましょう。モニターを見つめて目が疲れ、集中力が途切れてしまう、といったケースが想定されます。そのため、1つひとつのプログラムをコンパクトにまとめるのが理想です。また、長時間のオンライン研修になる場合は30分に1度は休憩を入れる、ディスカッションの時間を取るなど、負担がないように変化をつけると良いでしょう。

講義形式・セミナー形式のオンライン研修は、知識を体系的に学ぶのに適しています。業界の知識や自社の経営理念などは、まさに体系的に学ぶことができる内容です。そのためオンライン研修に向いています。

業界知識や経営理念の講義は新人研修で行うことが多いでしょう。経営理念は経営陣が解説するとより納得度も高まるなどのメリットがあるため、できれば経営陣に担当してほしいところです。受講者が各地に散らばっている場合も、オンラインなら経営陣の負担なく講義を担当することができます。

実務上の知識やビジネス上の基礎知識などの習得にもオンライン研修を活用できます。具体的な内容としては、実務の背景となる知識やビジネスマナーなどが挙げられます。これらの知識も新人研修で学ぶことが一般的でしょう。新人研修の一環として、オンライン研修を取り入れることができます。

ただし、知識を実際に使いこなせるようになるためには練習も必要です。そのためオンライン研修と組み合わせてグループワークやOJTを行えば、より確実に習得させることができます。

オンライン研修は、リモートワークにかかわるスキルの習得にも向いています。コロナ禍以降一般化したリモートワークでのやり取りも、オンラインで行われます。そのため、一致した環境の中で学ぶことができるからです。

リモートワークのためのスキルとしては、オンライン会議ツールなどでの作法や文字によるコミュニケーションスキル、そのほか自己管理スキルがあります。またコミュニケーションの一環として、オンラインではやりにくい適度な自己開示のスキルなども挙げられます。

講義形式のオンライン研修は受け身になりがちだからこそ、積極的な発言が求められるグループディスカッションを組み合わせましょう。効果的な研修のために役立ちます。グループで作業をするグループワークはオンラインでは難しいかもしれませんが、テーマを決めて話し合うグループディスカッションであれば問題なく行うことができます。

オンラインでのグループディスカッションには、オンライン会議の作法を学ぶのに役立つというリアルにはない副次的なメリットもあります。

オンライン研修は実務の技術そのものを習得するのには向きませんが、OJTや実技研修の導入として活用すると効率よく技術を学ぶことができます。もちろん見るのとやるのとでは大違いなので、オンライン研修だけで実技を習得することはほぼ不可能です。しかし動画による学習などで作業方法のイメージを作っておくと、現場での実習のスタートもスムーズです。

そのほか標準化した作業手順などをあらかじめ示しておくことで、将来的な標準化・効率化にも役立ちます。これも標準化しやすいオンライン研修ならではのメリットでしょう。OJTは担当者によって習得や理解の度合いに大きな差が生まれてしまいますが、そのリスクを減らすことができます。